Documentos Tributarios Electronicos

                     

 En esta publicación  se que explica que son los Documentos Tributarios Electrónicos, cuales es la función de estos, los requisitos ya sean tributarios como técnicos para optar a un sistema de documentos electrónicos, cuales son los beneficios que conlleva utilizar este sistema para las empresa y contribuyentes, además se explica que tipo de documentos se pueden emitir electrónicamente según el Servicio de Impuestos Internos y por ultimo cuales son los pasos que deben seguir los usuarios para poder postular a este sistema de información.  

A)  Factura Electrónica

Este sistema permite emitir y recibir facturas, facturas exentas, notas de débito, notas de crédito y guías de despacho electrónicas; es decir, ser emisor y receptor autorizado de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Manejar toda la información de sus compras y ventas, tanto manual como electrónica, en el portal. Mayor facilidad para ceder sus Facturas Electrónicas, usando el mecanismo de la Ley de Mérito Ejecutivo.

Los requisitos tributarios son:

·         Haber realizado y mantener vigente el aviso de Inicio de Actividades.

·         Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo con lo detallado en el artículo N° 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

·         No superar los 500 millones de pesos en las ventas efectuadas en los últimos 12 meses.

·         No tener situaciones pendientes con el SII, tales como: ser no declarante, inconcurrente a citaciones del SII, entre otros.

·         Para poder emitir DTE con IVA, se requiere, además, ser contribuyente de este impuesto.

Los requisitos técnicos son:

·         Adquirir o poseer un Cerficado Digital, emitido por una entidad acreditada ante el SII (prestadoras de servicio de certificación) .

·         Acceso a Internet con Microsoft Explorer 5.5 o superior, ya sea a través de conexión propia o en lugares de acceso público.

·         Poseer una casilla de correo electrónico para la recepción de la información enviada por el SII.

Beneficios de utilizar facturas electrónicas.

·         Eficiencia:

Reducción de costos directos, al evitar la preimpresión de facturas, el almacenamiento de los documentos, la concurrencia al SII a timbrar documentos y el envío de éstos por correo tradicional.

Se facilita la cesión de las Facturas Electrónicas, ya que la operación se realiza electrónicamente y el costo de la notificación de la cesión, vía Registro Público, es radicalmente menor.

·         Gestión:

Modernización en el negocio, mejorando la cadena de pago y el flujo de efectivo.

Aumento de la productividad de las Mipyme, al reducir los tiempos y facilitar la administración del proceso de facturación.

Otorga mayor plazo para realizar la declaración y pago del IVA, ampliando el período hasta el día 20 de cada mes.

Imprime un sello de distinción a la empresa, diferenciándola de su competencia.

Puede incluir el logotipo "Empresa de Menor Tamaño" en sus documen- tos tributarios electrónicos, para acceder a mejores condiciones de pago, de acuerdo a la iniciativa "Sello PROPYME", del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.

Los documentos que se pueden emitir de forma electrónica son:

·         Factura Electrónica

·         Nota de Crédito Electrónica

·         Nota de Débito Electrónica

·         Guía de Despacho Electrónica

·         Factura Exenta Electrónica

Pasos para inscribir a una empresa en el Sistema de Factura Electrónica

·         Ingrese a www.sii.cl, Portal Mipyme, opción Inscríbase aquí, "Sistema de factura electrónica Mipyme".

·         Para verificar si cumple con los requisitos para inscribirse, presione el botón "Efectuar Verificación de Factibilidad de Inscripción".

·         Identifíquese e ingrese el Rut de la Mipyme que desea inscribir.

·         Para confirmar la inscripción utilice en la opción "Inscríbase Aquí", su propio certificado digital si es persona natural, o del representante legal de la MIPYME.

·         Complete los datos y confirme la inscripción, la cual se hará online.

Pasos más detallados para la inscripción a sistema de factura electrónica

I - POSTULACION

La postulación sólo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente interesado, autenticado con certificado digital, en el sitio Web del SII, ingresando algunos datos de contacto e informando quién actuará como Usuario Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos al interior de la empresa.

II - CERTIFICACION

Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, se realeza el proceso de certificación el cual consiste en un proceso compuesto por varios pasos, en cada uno de los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII. Una vez terminadas las pruebas, el postulante debe efectuar una declaración en donde señala que junto con las pruebas exitosamente efectuadas, cuenta en su instalación con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente documentos tributarios electrónicos.

El proceso de certificación contempla los siguientes pasos:

1.    Set de Prueba asignado por el SII.

2.    Simulación.

3.    Intercambio de Información.

4.    Envío de Muestras de Impresión.

5.    Declaración de Cumplimiento de Requisitos.

6.    Autorización del Contribuyente.

7.     

III - DATOS A INGRESAR EN LA POSTULACION.

En la página de postulación que se desplegará si se aceptan las condiciones aquí descritas se le solicitarán los siguientes antecedentes:

·         Rut: Corresponde al Rut del contribuyente (empresa) para la cual se desea obtener la autorización de emisor electrónico.

·         Rut Usuario-Administrador: Corresponde al Rut de la persona de la empresa que se ha nominado como Usuario-Administrador de la empresa postulante en el ambiente de Certificación.

·         Mail Contacto SII: Dirección de correo electrónico del postulante donde el SII enviará antecedentes con el resultado de la validación de la información enviada al SII.

·         Mail Usuario-Administrador: Dirección de correo electrónico donde el SII informará al Usuario-Administrador alguna información relevante.

·         Mail Contacto Empresas: Dirección de correo electrónico del postulante donde los demás emisores electrónicos pueden enviar información relacionada con la factura electrónica, especialmente los documentos electrónicos tributarios que le generen.

·         URL: Dato Opcional que registra la dirección del sitio web del postulante. Aplica sólo si en el sitio web del postulante se habilitará servicios relacionados con la factura electrónica.

·         Nombre del software: Dato referencial que corresponde al software que se utilizará para la emisión de documentos tributarios electrónicos. Aquí puede ingresar un texto explicativo del software utilizado; puede indicar software "Propio" o si es desarrollado por una empresa prestadora de servicios de facturación, indicar el nombre de dicha empresa.

·         Documentos a Certificar: Corresponde a los Documentos Tributarios Electrónicos con los cuales el contribuyente postulante desea operar. El conjunto Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica es el mínimo obligatorio. Opcionalmente se puede seleccionar otros documentos como Guía de Despacho Electrónica y Factura Exenta Electrónica.

El SII validará en línea la información ingresada y en caso de aceptar la postulación, inscribirá automáticamente al contribuyente postulante en su ambiente de Certificación donde podrá efectuar pruebas de envío de documentos. Cuando haya aprendido a hacer documentos que se reciben en este ambiente de certificación sin rechazos ni reparos podrá aplicarse a construir los archivos que obtendrá como Set de pruebas.

Aspectos Generales de facturas electrónicas.

El propósito de la Factura Electrónica es otorgar validez tributaria a operaciones comerciales, efectuadas mediante documentos generados electrónicamente, con una importante economía de recursos respecto de los que son emitidos físicamente en papel.

El tiempo que deben ser almacenados los Documentos Tributarios Electrónicos debe considerar los mismos plazos que se detallan en el artículo 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios; vale decir, seis años.

Los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) deben ser conservados contemplando las siguientes situaciones:

·         Deben ser generados y guardados por el emisor electrónico en el formato XML (autorizado por el SII), el que corresponde a un lenguaje computacional estándar para definir documentos electrónicos. El contribuyente debe tener la posibilidad de acceder a la información almacenada para responder ante alguna solicitud del SII. Los documentos electrónicos emitidos constituyen el respaldo contable.

·         El receptor electrónico recibirá por los medios electrónicos que haya acordado con el emisor (actualmente e-mail) el DTE en formato XML y deberá utilizar este documento para respaldar su información contable.

·         Si el receptor de una Factura Electrónica es un contribuyente no autorizado para operar con este tipo de documentación; es decir, es un "receptor manual", el documento que recibirá y debe conservar es la versión impresa de la Factura Electrónica.

A partir de septiembre de 2005, el SII entrega, en forma gratuita, el Sistema de Factura Electrónica MIPYME a los 200.000 pequeños facturadores del país que cumplan con los requisitos para utilizar esta herramienta. En caso de no cumplir con los requisitos para operar con este sistema, el contribuyente que desee emitir Facturas Electrónicas puede desarrollar su propio software, contratarlo o bien arrendar una solución de Factura Electrónica con alguna empresa proveedora de estos sistemas.

Diferencia entre timbraje tradicional y electrónico es los folios autorizados para usarse en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) pueden ser solicitados de ambas formas, por sucursal o en forma centralizada. La decisión será del contribuyente y tendrá estrecha relación con lo que sea más adecuado para la operación que se desea realizar, en cambio la tradicional se puede realizar solo a través de las sucursales del SII.

La forma del timbraje tanto electrónico como tradicional las facturas deben ser correlativamente, según lo dispuesto en el artículo 69 del Reglamento de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios y otros aspectos normativos relacionados con este aspecto tributario. Según la ley se pueden timbrar 8 documentos presenciales, en cambio en el electronoco se pueden realizar a través de la web

En el caso de extraviarse una factura original, que ha sido registrada oportunamente, se puede acreditar de igual forma el derecho a Crédito Fiscal, ya que éste se mantiene si en su oportunidad fue recibida y registrada por la empresa, además de cumplirse con los demás presupuestos legales, debiendo solicitar al proveedor una fotocopia legalizada de la factura para ser conservada y presentada ante una eventual revisión por parte del Servicio de Impuestos Internos, sin perjuicio de la obligación de avisar la pérdida de documentos tributarios dentro del plazo de diez días hábiles, según lo establece el artículo 97, N° 16, del Decreto Ley sobre Código Tributario N° 830, de 1974.

La empresas que pueden emitir DTE son las puede realizar boletas electrónicas, las cuales deben realizar un resumen diario, llamado Reporte de Consumo de Folios (RCOF) y posteriormente enviarlo al SII